Keuntungan dan Kerugian Email

A. Keuntungan Penggunaan E-mail
1) Nyaman
Kita tak perlu pergi ke kantor pos, membeli amplop dan perangko untuk mengirim pesan. Cukup duduk di depan komputer yang terhubung internet dan ketik pesan kita lalu kirim ke alamat tujuan. Sekarang ini bahkan kita dapat mengirim e-mail lewat media komunikasi mobile seperti ponsel atau PDA (Personal Data Assistant).
2) Cepat
Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan saluran internet yang kita gunakan tidak bermasalah. Kita dapat mengirimkan e-mail ke belahan dunia manapun dalam beberapa detik, bahkan beberapa menit kemudian kita dapat menerima balasan dari orang yang kita kirimi e-mail.
3) Murah
Sekali kita terhubung ke internet, biaya pengiriman e-mail relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika kita mengirim e-mail ke luar daerah atau luar negeri (bandingkan dengan biaya telepon interlokal maupun antarnegara).
4) Hemat Sumber Daya
Kita tak perlu membeli kertas, pulpen atau memboroskan tinta printer untuk mencetak surat. Isi pesan dalam e-mail dapat digandakan dan dikirim ke orang lain tanpa perlu mengeluarkan biaya fotokopi.
5) Reliabel
Kita dapat menyimpan e-mail di server e-mail yang tidak akan hilang kecuali kita hapus. Kasus kehilangan e-mail sangat jarang.
6) Global
Sebagai seorang mahasiswa di era globalisasi, kemampuan menggunakan e-mail sangat bermanfaat karena e-mail merupakan sarana komunikasi global.
7) Memungkinkan Pengiriman Pesan Berformat Multimedia
Sekarang ini e-mail tidak hanya digunakan untuk mengirim pesan berbentuk teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa file multimedia yang meliputi gambar, video, program bahkan suara.
B. Kelemahan Penggunaan E-mail
Meskipun memiliki banyak keuntungan, kita harus menyadari bahwa tidak setiap orang memiliki e-mail. Dibandingkan dengan teknologi ponsel, teknologi internet, khususnya e-mail belum terlalu memasyarakat. Berikut ini beberapa kelemahan penggunaan e-mail sebagai alat komunikasi.
1) Salah Kirim
Jika kita mengirim pesan e-mail yang sifatnya rahasia atau memuat data-data pribadi kita ke alamat yang salah (hanya karena salah mengetik alamat e-mail), rahasia kita akan terbuka. Untuk itu, kita harus berhati-hati menuliskan alamat e-mail tujuan.
2) Adanya Kemungkinan Pemalsuan Identitas
Ingat, alamat e-mail belum tentu mencerminkan identitas pengirim yang sebenarnya. Jadi hati-hatilah ketika menerima e-mail dengan nama yang kita kenal, belum tentu e-mail tersebut benar-benar dari orang yang dimaksud.
3) Kebanjiran E-mail
Mailbox kita mungkin lama kelamaan kebanjiran e-mail, baik karena terlalu lama kita tidak menghapus e-mail atau karena kita menerima kiriman e-mail yang sangat banyak dalam waktu singkat.
4) Sampah E-mail
Kia mungkin menerima kiriman e-mail sampah (junk e-mail) yang berupa iklan komersial atau penipuan yang tidak diharapkan. E-mail ini dikenal dengan istilah spam, yang biasanya dikirim ke banyak pengguna internet dengan tujuan promosi atau penipuan. Kita perlu mewaspadai via e-mail ini.
5) Respon Terlambat
Salah satu kendala komunikasi lewat e-mail adalah lambatnya balasan. Kita harus menyadari bahwa tidak setiap orang membaca e-mail setiap hari, atau ada oarang yang menerima begitu banyak e-mail setiap hari sehingga e-mail anda terlewatkan untuk dibaca atau bahkan terhapus tanpa sengaja. Oleh karena itu, jika kita ingin e-mail cepat dibalas, sebaiknya anda beritahu si penerima misalnya lewat telepon atau sms.

Menyertakan Lampiran pada email

1. Sebelum menulis e-mail, siapkan terlebih dahulu file-file yang akan digunakan sebagai lampiran. Tulis isi surat, lalu klik tombol Lampirkan File, selanjutnya ditampilkan halaman untuk memasukkan lampiran-lampiran seperti gambar di bawah ini.
   
2. Klik tombol Browse untuk mencari file yang akan disertakan, kemudian akan ditampilkan kotak dialog Choose file seperti gambar di bawah ini.
3. Klik file yang dimaksud, selanjutnya klik tombol Open. Perhatikan gambar di bawah ini, file lampiran sudah masuk di kotak sisipan pertama.
4. Jika file yang ingin dilampirkan lebih dari satu, maka dapat kamu lakukan dengan langkah yang sama. Selanjutnya e-mail siap untuk dikirim dengan mengklik tombol Kirim.
                                       

                                   

Membalas dan Menerima Email yang diterima

1. Dalam Panel Baca, klik Balas, Balas Semua, atau Teruskan.

                                              
Catatan   Jika Anda ingin membalas di jendela baru (sehingga Anda bisa melakukan hal-hal seperti mengubah font), klik tombol Pop Out.

                                                 

• Menambahkan penerima    Klik Kepada, Cc atau Bcc, lalu pilih penerima. Anda juga bisa mengetik nama atau alamat email penerima di kotak.
  
• Menghapus penerima    Klik nama, lalu tekan Delete.
• Klik Kirim.
  
  
  • Tips  Jika Anda ingin semua Balasan untuk secara otomatis terbuka di jendela baru, dari berkas menu, klik pilihan > E-mail. Di bawah Balasan dan ke depan, centang kotak buka Balasan dan ke depan di jendela baru .
  Saat Anda meneruskan pesan, kotak Kepada, Cc, dan Bcc kosong. Masukkan sedikitnya satu penerima dalam kotak Kepada.
  Tips  Jika Anda ingin meneruskan dua atau beberapa pesan ke penerima yang sama dalam satu pesan, dalam daftar pesan, tekan dan tahan Ctrl saat Anda mengklik tiap pesan. Lalu klik Beranda > Teruskan. Tiap pesan diteruskan sebagai lampiran dalam satu pesan baru

Mengirim Email

1. Aktifkan Internet Explorer, ketik www.plasa.com pada Address bar, lalu tekan Enter. Selanjutnya akan tampil halaman web Plasa.Com, ketikkan User ID dan passwordnya pada kotak Plasa Mail, lalu tekan Enter atau klik tombol Login. Selanjutnya akan ditampilkan halaman pertama e-mailmu seperti pada gambar di bawah ini

                                                 
2. Untuk menulis surat klik link Tulis Surat, akan tampil halaman untuk menulis surat seperti pada gambar di bawah ini. Ketiklah alamat e-mail yang akan kamu tuju pada kotak isian To dan topik surat pada kotak isian Subject. Kamu dapat menggunakan fasilitas CC (Carbon copy) untuk mengirim ke alamat lain. BCC (Blind Carbon-copy) untuk memberitahukan kepada penerima berita asli bahwa copy berita juga dikirimkan kepada orang lain

                                             
3. Kemudian ketikkan isi surat pada kotak yang telah disediakan, perhatikan etika dan aturan menulis e-mail. Setelah selesai menulis e-mail, klik tombol Kirim untuk mengirim e-mail ke alamat yang dimaksud.